Iedere ondernemer die ik ken heeft een haat-liefdeverhouding met zijn administratie. Vooral haat, eerlijk gezegd. Niemand begint voor zichzelf omdat hij zo graag facturen inboekt. Toch is het het onderdeel van ondernemen dat je het meeste geld kan kosten als je het laat liggen: te laat ingediende btw, gemiste aftrekposten, een boekhouder die per uur je schoenendoos uitzoekt.
Moneybird is de tool waarmee ik dat probleem klein houd. In dit stuk leg ik uit wat het doet, wat er in 2026 veranderd is en hoe je het inricht zodat boekhouden een kwartiertje per week is in plaats van een avond per kwartaal.
Eerst het nieuws: gratis is voorbij
Moneybird was jarenlang de favoriet van starters, mede omdat er een gratis pakket was. Dat is in 2026 geschrapt. Er zijn nu een compact instappakket en drie volwaardige pakketten, en de automatische bankkoppeling zit alleen in de betaalde varianten. Moneybird is daarin niet de enige: ook andere aanbieders stappen af van gratis.
Is dat erg? Mijn mening: nee. Een gratis boekhoudpakket zonder bankkoppeling betekent dat je alsnog alles handmatig doet. De bankkoppeling is precies het onderdeel waar de tijdwinst zit. Als je die er los bij moet kopen, betaal je eigenlijk voor het enige dat ertoe doet. Reken de actuele prijzen even na op de site, want die verschillen per pakket en veranderen weleens. Je kunt 60 dagen gratis proberen met het grootste pakket, dus je kunt rustig kijken wat je echt gebruikt voordat je kiest.
Wat Moneybird eigenlijk doet
In de kern drie dingen:
- Geld erin: offertes en facturen maken en versturen, met automatische herinneringen als iemand niet betaalt. Je kunt een betaallink meesturen zodat klanten direct met iDEAL betalen.
- Geld eruit: bonnetjes en inkoopfacturen verzamelen. Doorsturen naar je eigen Moneybird-mailadres of een foto maken met de app is genoeg; de gegevens worden eruit gehaald.
- Alles kloppend maken: je banktransacties komen automatisch binnen en worden gekoppeld aan de facturen en bonnetjes die erbij horen. Wat overblijft, zijn de paar transacties die je zelf moet categoriseren.
Daaruit volgen vanzelf je btw-overzicht, je winst-en-verliesrekening en je balans. De btw-aangifte kun je vanuit Moneybird indienen, of je deelt de administratie met je boekhouder.
Zo richt je het in (en zo blijft het licht)
Moneybird is pas echt fijn als je het een keer goed opzet. Dit is de volgorde die ik iedereen aanraad:
- Koppel je zakelijke rekening als eerste. Alles daarna hangt hieraan. Heb je nog geen aparte zakelijke rekening? Regel die eerst. Privé en zakelijk door elkaar is de grootste tijdvreter die er bestaat.
- Maak een factuursjabloon met je logo, KvK-nummer, btw-id en betaaltermijn. Eén keer goed, daarna nooit meer naar omkijken.
- Zet automatische herinneringen aan. Na de vervaldatum een vriendelijke herinnering, een week later een tweede. Dat voelt minder ongemakkelijk dan zelf bellen en het werkt beter.
- Stuur elke digitale factuur direct door. Software-abonnementen, telefoon, je werkplek: zet bij de leverancier je Moneybird-adres als factuuradres. Dan komt het binnen zonder dat je er iets voor doet.
- Maak regels voor terugkerende transacties. Je huur, je verzekering, je bankkosten: na een of twee keer handmatig categoriseren stel je een regel in en doet Moneybird het voortaan zelf.
- Plan een vast kwartiertje per week. Vrijdagmiddag, koffie erbij, openstaande transacties wegwerken. Dan is de btw-aangifte aan het eind van het kwartaal een kwestie van controleren en op verzenden drukken.
Voor wie het werkt, en voor wie niet
Moneybird is gebouwd voor zzp'ers en kleine bedrijven, eenmanszaak, vof of bv. Het is Nederlands, de support is Nederlands en het praat de taal van de Belastingdienst. Wil je je eigen boekhouding doen met af en toe een accountant die meekijkt, dan zit je goed. De meeste boekhouders werken er gewoon in mee: je geeft ze toegang en ze kunnen direct aan de slag.
Heb je voorraadbeheer met duizenden artikelen nodig, een webshop met complexe kassasystemen of personeel met een volledige loonadministratie, dan loop je sneller tegen grenzen aan en zijn er pakketten die daar meer op ingericht zijn.
Waarom ik dit aanraad
Het grootste voordeel van goede boekhoudsoftware is niet dat je tijd bespaart. Het is dat je op elk moment weet waar je staat. Hoeveel staat er open, hoeveel btw moet ik straks afdragen, hoeveel winst heb ik dit jaar gemaakt en wat kan ik dus opzij zetten voor de inkomstenbelasting? Wie dat elke week ziet, neemt betere beslissingen en schrikt niet in april.
Wil je het proberen? Via deze link start je je proefperiode. Zestig dagen is ruim genoeg om een kwartaal mee te draaien en te voelen of het past.